Publicatie datum: 25 februari 2021

Bij Agristo vormt Ultimo de ruggengraat van de onderhoudsdienst

Steven Volckaert is Group Maintenance Manager bij Agristo. Een wereldspeler in de productie van diepgevroren aardappelproducten met drie vestigingen in België en één in Nederland. In 2017 werd Steven aangenomen met twee belangrijke uitdagingen: het standaardiseren van de technische dienst over alle vestigingen en het selecteren van het juiste CMMS-programma. Wij interviewden hem hierover.

Kun je meer vertellen over je achtergrond?
“Ik ben afgestudeerd in de luchtvaarttechniek. Daarna ben ik gestart als productiemanager in de metaalindustrie. Dat was meteen mijn eerste ervaring met leidinggeven aan ongeveer honderd mensen. Ik kwam net uit de schoolbanken, dus dat was een uitdaging. Na 2,5 jaar ben ik aan de slag gegaan bij Brussel Airlines als planner voor het onderhoud van internationale toestellen. Dat groeide uit naar het inplannen van alle toestellen en uiteindelijk ben ik manager geworden van de afdeling onderhoudsplanning en de planning van monteurs. Na acht jaar ben ik overgestapt naar Coca-Cola als Maintenance Manager. En weer twee jaar later mocht ik aan de slag bij Agristo in de nieuwe functie van Group Maintenance Manager.”

Bij Agristo hebben jullie Ultimo geïmplementeerd, kun je ons meer vertellen over dit systeem?
“Bij Agristo had iedere vestiging een eigen manier van werken. Mijn eerste opdracht was het uniformiseren en standaardiseren van de technische dienst voor alle vestigingen. Ik kreeg de opdracht om een nieuw CMMS-programma te selecteren. We zijn gestart met het opstellen van een lijst met voorwaarden waar het programma aan zou moeten voldoen. Deze lijst hebben we opgesteld op basis van ervaringen van medewerkers op de werkvloer. We wilden een programma selecteren dat goed aansluit bij de wensen van onze medewerkers. Uiteindelijk is het een digitale werkkoffer waar medewerkers mee moeten gaan werken. Wij hebben bij drie potentiële kanshebbers een demo opgevraagd. Deze demo’s werden gegeven aan vertegenwoordigers van al onze vestigingen. Zij kregen de opdracht om het programma en de demo een score toe te kennen op basis van een aantal punten. Ultimo kwam als meest gebruiksvriendelijk naar boven. Het voordeel van Ultimo is dat je de software naar eigen hand kan zetten. Onze filosofie was om het op groepsniveau uit te rollen en iedereen een opleiding over Ultimo te laten volgen. Wij zijn begonnen met een set-up en het ontwikkelen van een boomstructuur die uniform is voor alle vestigingen. Eind 2018 zijn we gestart met de uitrol op de eerste plant en begin 2020 hebben we het programma verder uitgerold op de laatste twee vestigingen. 2020 was het jaar dat alle vier de vestigingen live waren en toen hadden we meer dan veertigduizend meldingen in het programma.”

Gebruiksvriendelijkheid en vrijheid in het programma waren dus pro’s, wat nog meer?
“Klopt. Het belangrijkste is dat de meldingen makkelijk bij de technische dienst komen, dus je moet starten met het verzamelen van informatie op een makkelijke manier. Niet te veel details en randgegevens opvragen. Daar blijven we Ultimo in uitdagen.”

Op welke manier hebben jullie Ultimo geïmplementeerd in jullie organisatie?
“Wij zijn een groepsafdeling van vijf man die er is ter ondersteuning van de technische dienst. Dat is de basisgedachte van waaruit wij vertrokken zijn. Als wij naar de vestigingen gaan dan plaatsen wij onszelf in de technische dienst, zodat we hun input horen. Het belangrijkste daarbij is communicatie. Daarnaast hebben we ervoor gezorgd dat er een connectie ontstaat tussen onze vier vestigingen. Zo hebben we meetings georganiseerd waarbij de maintenance managers van de vier vestigingen samenkomen om te brainstormen over het programma. Hetzelfde hebben we met teamleiders en werkvoorbereiders gedaan. Je neemt ze mee in de hele reis voordat je het programma implementeert. Vervolgens neem je ze mee in de hele trainingsfase, zodat ze eraan kunnen wennen en dan begin je met de grotere opleidingen van de melders. In onze organisatie is er weinig weerstand ontstaan bij de opstart, omdat iedereen er al aan gewend was. We hadden er veel over gecommuniceerd, de livedatum was bekend en wij waren duidelijk aanwezig als team. Wij stonden klaar voor de monteurs en hebben zelfs in de avonden en nachten trainingen verzorgd. Zo is de acceptatie vlot verlopen.”

Dus jullie hebben weinig weerstand gehad vanuit de organisatie?
“Klopt. Wat geholpen heeft is dat Ultimo geen eerder programma moest vervangen, want we hadden voorheen geen onderhoudsprogramma. De grootste verandering was: geen melding, geen job. Deze leuze hebben we aangezet in de hele organisatie, dus ook bij de directie. Het aanvragen en vastleggen van onderhoudstaken dient allemaal te gebeuren via Ultimo. Bellen, mailen of een maintenance manager aan zijn mouw trekken mag niet meer. Met uitzondering van storingen. Bij een storing wordt de monteur gebeld, hij lost het op en meldt het achteraf in Ultimo. Alle anderen meldingen moeten in Ultimo en dat hebben we continu herhaald. Uiteindelijk zorgde dit voor rust. We hebben ook een ochtendmeeting in het leven geroepen. Iedere ochtend zit op iedere vestiging de productie- of verpakkingsmanager samen met de werkvoorbereider en de technische verantwoordelijke. Zij nemen alle meldingen van de afgelopen 24 uur samen door. De productie of verpakkingsmanager is tijdens deze meetings de beslissingsnemer. De technische dienst is ten dienste van de organisatie.”

"Er is meer rust en structuur in de organisatie."

Wat zijn valkuilen die je kunt tegenkomen bij een dergelijke implementatie?
“De meest voorkomende fout die wij zien, is dat er aan een Maintenance Manager wordt gevraagd om dit naast zijn huidige werkzaamheden te doen. Vaak wordt deze in het begin vrijgespeeld voor de implementatie, maar er is nog veel nazorg nodig na de implementatie. Zij hebben geen tijd voor goede communicatie, te luisteren naar de problemen etc. Daardoor zal data verslechteren, de meldingen verminderen en dan is vaak de conclusie dat het een slecht programma is en het tijd is voor een nieuw programma. Data wordt in de toekomst zo belangrijk dat tenminste één persoon fulltime bezig moet zijn met zo’n systeem. Je moet het niet combineren met een andere functie.”

Wat zijn de positieve gevolgen van Ultimo?
“Er is meer rust en structuur in de organisatie en de klanttevredenheid is verhoogd. Intern heerst er meer tevredenheid, omdat er duidelijkheid is. Er zijn duidelijke prioriteiten en ze hebben inzicht in de hoeveelheid werk wat er ligt bij de technische dienst. Wij krijgen regelmatig audits zowel op het gebied van voedselveiligheid als van klanten toegespitst op installaties, de traceability van alles wat er is gebeurd en op het preventieve onderhoud dat gepleegd is. Vroeger moesten we zoeken wat we allemaal hadden gedaan. Nu gaan we naar een installatie in Ultimo en kunnen we precies zien wat al gedaan is en welke certificaten we binnen hebben. Alles is gebundeld in één systeem en dat is zeer tijdsefficiënt.”

Werken afdelingen zoals HR, sales ook met het systeem?
“Ja, voor de facilitaire meldingen. De grote kracht van Ultimo is dat er ook een HSE-module aanwezig is, dus al onze veiligheidsincidenten lopen via Ultimo.”

Welke stappen willen jullie nog gaan zetten bij het verder optimaliseren van Ultimo?
“Wij zijn nu twee jaar bezig met het materiaalbeheer binnen Ultimo. Tot twee jaar geleden hadden we geen inventaris. Samen met Ultimo hebben we een nieuwe methode van benaming ontwikkeld waardoor wij op een gestructureerde manier een benaming kunnen plaatsen op stukken. De magazijnbeheerder typt niet meer de naam in van een artikel, want dat is foutgevoelig. Hij selecteert een naam en vult kenmerken in waaruit de naam opgebouwd is. Dit hebben we doorgevoerd om onze data netjes te houden. Op dit moment hebben we 25.000 unieke artikelen en recent hebben we hierin een grote volgende stap genomen. We zijn op de eerste vestiging live gegaan met voorraadbeheer. Dat is een grote stap naar de werkvoorbereiders en monteurs toe. Werkvoorbereiders moeten materiaal koppelen aan hun job. In Ultimo hebben we een nieuwe workflow ontwikkeld waarbij Ultimo kijkt hoeveel stukken er op voorraad zijn. Als er meer stukken zijn dan dat er minimaal in voorraad moeten zijn dan gaat het systeem dit klaarleggen voor de job. Als er minder stukken liggen dan de minimale voorraad doet het systeem automatisch een bestelling waardoor we aan de organisatie kunnen garanderen dat het kritische aantal stukken altijd aanwezig is. Monteurs moeten hun stukken uitschrijven op een job. Dat is extra administratie waar ze niet altijd op zitten te wachten, maar uiteindelijk helpt het hun collega’s om de werkelijke voorraad in te zien.”

Moet iemand de bestellingen die door het systeem worden gedaan goedkeuren?
“Ja, daar geeft iemand toestemming voor. Zij kijken ook of de minimum en maximum voorraad die van tevoren is bepaald nog steeds klopt. Het systeem bundelt zelf bestellingen voor dezelfde leverancier. De implementatie van de inventarisatie en voorraadbeheer zorgt voor rust in de organisatie. Daarnaast is het grootste pluspunt dat je de hands-on tool time verhoogd. Ultimo is namelijk als volgt ingericht: de werkvoorbereider bereidt het werk voor, de magazijnier verzamelt alle stukken in een doos, op de doos hangt de materiaalbon van de job en dit wordt in een stelling geplaatst dicht bij de monteur en hij kan aan het werk.”

Ben je in je hoofd al bezig met het volgende wat je wil implementeren in Ultimo?
“In ons hoofd zijn we al bezig met de volgende drie stappen, maar we vinden niets nieuws uit. Wij vinden netwerken belangrijk. We hebben connecties met andere industrieën. Binnen de technische diensten is niemand een concurrent van elkaar. Van elke afdeling en elke industrie kunnen we iets leren. We kunnen leren van elkaars systemen. Als we kijken wat er nu op de planning staat, is dat het voorraadbeheer live brengen op de andere vestigingen, het optimaliseren van de voorraad en we zijn ook bezig met het uitwerken van preventieve plannen. We proberen van iedere installatie een FMEA-analyse te maken, waardoor we nog een keer kritisch kijken naar wat de handleidingen voorschrijven. De komende jaren hebben we nog genoeg te doen.”







Deel dit artikel

Vragen over dit nieuwsbericht?

Christian van Vessem Directeur Procesindustrie Cvanvessem@techsharks.nl
+31 6 52 09 34 11

GERELATEERDE ITEMS

MEER BLOGARTIKELEN LEZEN?

Bekijk hiernaast andere blogartikelen of meld je aan voor onze nieuwsbrief.